Molti posti di lavoro sono alcuni tempi di inattività durante il giorno o settimana. Non si può vederlo come utile perché è solo cinque, 10 o 15 minuti, in modo da sprecare via. Se si utilizza quei minuti preziosi in modo efficace, si può andare a casa alla fine della giornata meno stressati o davanti al gioco.
"Se siete come molte persone, un extra di 10 minuti prima di una pausa pranzo o alla fine della giornata non è visto come tempo produttivo perché non è abbastanza per iniziare qualsiasi cosa", dice Laura Stack, presidente della produttività Pro Inc. in Highlands Ranch, Colorado, e autore di trovare più tempo. "Ma imparare a fare uso di piccoli frammenti di tempo può fare la differenza nella vostra produttività e lo stress di livello. "
Ecco le strategie della signora Stack per l'utilizzo del tempo di inattività.
La regola di tre minuti
Come si sta eseguendo vostri compiti quotidiani, vi imbatterete in cose che sono o banali o meno urgente, ma che dovrà essere fatto a un certo punto: la risposta a una e-mail, firmando un modulo, invio di fax un documento. Si può essere tentati di rimandare tali compiti fino ad avere un po 'i tempi di inattività.
Se avete un mucchio di compiti, può creare lo stress quando si guarda o pensate. Anche se una possibilità è quella di sgretolare la pila durante i tempi di inattività, l'opzione migliore è non creare quel mucchio, in primo luogo.
"Se è possibile completare qualcosa in tre minuti o meno, si dovrebbe fare subito, a prescindere dalla importanza", dice la signora Stack. "Le piccole cose si sommano rapidamente, e se non si prendono cura di loro subito, finirai con 33 cose da fare, che è quindi necessario rivedere, prendendo ancora più tempo."
Tenere traccia del tempo
Per la prossima settimana, fare una lista dei tempi durante il giorno quando si hanno cinque o più minuti di inattività. Assicurati di includere le piccole perdite di tempo, come il tempo che sei in attesa al telefono o il tempo il vostro collega si avvicina a chiacchierare.
Alla fine di ogni giorno, si sommano i minuti, poi vieni Venerdì, aggiungere i minuti per la settimana. Si può essere sorpresi che aggiunge fino a ore di tempo improduttivo.
Fate una lista delle cose che si possono fare in cinque, 10 e 15 minuti, e pubblicare la lista in cui lo vedrete. Allora non dovrete sprecare di quei minuti di inattività preziosi cercando di capire cosa fare con loro. Ogni lavoro è diverso, quindi l'elenco di ogni dipendente conterrà diversi compiti. Ecco alcune idee per iniziare.
Cinque minuti
Per fissare un appuntamento.
Pulire una piccola area di disordine.
Ordina posta.
Scrivi una to-do list.
Controllare i messaggi di posta vocale.
Creare copie.
10 minuti
Rispondere alle e-mail.
Aggiorna il tuo calendario.
Pulire un file.
Leggi un articolo.
Organizza il tuo desktop.
15 minuti
Pianificare un progetto.
Lavorare su un progetto.
Scrivere una lettera.
Eliminare i documenti inutili sul vostro computer.
Ritorno telefonate.
Rileggere appunti di riunioni e scrivere un piano d'azione.
Fissare obiettivi per il prossimo mese.
Recuperare il ritardo su una proposta persistente.
Quale sarà il suo cinque, 10 - e la lista dei 15 minuti di comprendere? Scrivi il tuo elenco ora, mentre stai pensando, e post-it nella vostra area di lavoro di oggi.
"Certo, non è possibile conseguire l'elevato livello di concentrazione in 10 minuti che è possibile in 20 o 30", dice la signora Stack. "Tuttavia, questi bit e pezzi di tempo sono opportunità per entrambi i chip di via a progetti più ampi o concretizzare le attività più piccole."